Penelitian Evaluatif UNY 2026

Evaluasi Pengelolaan Arsip Akademik

Yth. Bapak/Ibu Tenaga Kependidikan Universitas Negeri Yogyakarta,

Dalam rangka mendukung peningkatan mutu tata kelola administrasi dan layanan kepegawaian di Universitas Negeri Yogyakarta (UNY), tim peneliti sedang melaksanakan penelitian mengenai evaluasi pengelolaan arsip akademik pada proses kenaikan pangkat dan jabatan fungsional pegawai.

Pengelolaan arsip akademik memiliki peran penting dalam mendukung efektivitas, efisiensi, keterlacakan dokumen, serta akuntabilitas layanan administrasi kepegawaian. Melalui survei ini, kami berharap memperoleh gambaran nyata terkait kebijakan, proses layanan, kendala yang dihadapi, serta kebutuhan pengembangan sistem pengelolaan arsip akademik di lingkungan UNY.

📋 Tujuan Survei

Mengevaluasi pengelolaan arsip akademik pada proses kenaikan pangkat dan jabatan fungsional pegawai di UNY.
Mengidentifikasi kendala dan hambatan dalam pengelolaan arsip akademik pada layanan kepegawaian.
Menyusun rekomendasi perbaikan sistem layanan arsip akademik yang lebih efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.
Mendukung penguatan tata kelola perguruan tinggi yang berkualitas dan berkelanjutan sesuai SDGs poin 4 (Quality Education).

🔒 Kerahasiaan Data

Seluruh data dan jawaban responden akan dijaga kerahasiaannya dan hanya digunakan untuk kepentingan penelitian akademik serta pengembangan mutu layanan administrasi di Universitas Negeri Yogyakarta.

Atas kesediaan dan partisipasi Bapak/Ibu dalam pengisian instrumen ini, kami mengucapkan terima kasih.

Tim Peneliti
Penelitian Fungsional Tenaga Kependidikan
Universitas Negeri Yogyakarta

Kontak: 0813-2868-9377

1

Data Responden

Lengkapi data berikut sebelum mengisi instrumen.

Nama *

No WA *

NIP

Unit/Bagian/Instansi *

2

Instrumen Penilaian

Pilih salah satu jawaban pada setiap pernyataan.

Skala:

1 = Sangat Tidak Setuju 2 = Tidak Setuju 3 = Netral 4 = Setuju 5 = Sangat Setuju

No. 1

Kebijakan pengelolaan arsip

Universitas memiliki kebijakan yang jelas mengenai pengelolaan arsip kenaikan pangkat dan jabatan fungsional.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 2

SOP pengarsipan

Tersedia SOP yang mengatur pengelolaan arsip pada proses kenaikan pangkat.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 3

Pedoman pengarsipan

Pedoman pengelolaan arsip mudah dipahami oleh pegawai.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 4

Perencanaan sistem arsip

Perencanaan sistem arsip mendukung kelancaran proses administrasi kenaikan pangkat.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 5

Standarisasi dokumen

Format dokumen kenaikan pangkat telah distandarkan.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 6

Sosialisasi kebijakan

Kebijakan pengelolaan arsip telah disosialisasikan kepada pegawai.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 7

Kelengkapan dokumen

Dokumen yang diperlukan untuk proses kenaikan pangkat tersedia secara lengkap.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 8

Validitas dokumen

Dokumen arsip yang digunakan memiliki keabsahan yang jelas.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 9

Kesesuaian dokumen

Dokumen yang dikumpulkan sesuai dengan persyaratan kenaikan pangkat.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 10

Ketertiban administrasi

Pengumpulan dokumen dilakukan secara tertib dan sistematis.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 11

Konsistensi dokumen

Dokumen arsip disusun secara konsisten sesuai standar.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 12

Pengelompokan dokumen

Dokumen kenaikan pangkat telah dikelompokkan dengan baik.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 13

Klasifikasi arsip

Arsip disimpan berdasarkan sistem klasifikasi yang jelas.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 14

Keamanan arsip

Arsip disimpan dengan sistem keamanan yang baik.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 15

Keteraturan penyimpanan

Penyimpanan arsip dilakukan secara sistematis.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 16

Kemudahan pencarian

Arsip mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 17

Kondisi penyimpanan

Tempat penyimpanan arsip mendukung keamanan dokumen.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 18

Pemeliharaan arsip

Arsip dipelihara dengan baik untuk mencegah kerusakan.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 19

Digitalisasi dokumen

Dokumen kenaikan pangkat telah didigitalisasi.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 20

Sistem unggah dokumen

Sistem unggah dokumen memudahkan pegawai mengirimkan berkas.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 21

Akses sistem

Sistem arsip digital mudah diakses oleh pengguna.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 22

Integrasi sistem

Sistem arsip digital terintegrasi dengan sistem kepegawaian.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 23

Keamanan data digital

Sistem arsip digital memiliki keamanan data yang baik.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 24

Backup data

Tersedia sistem pencadangan data arsip digital.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 25

Kecepatan pelayanan

Pelayanan administrasi arsip dilakukan dengan cepat.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 26

Ketepatan verifikasi

Proses verifikasi dokumen dilakukan secara teliti.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 27

Koordinasi unit kerja

Koordinasi antar unit kerja dalam pengelolaan arsip berjalan baik.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 28

Transparansi proses

Proses administrasi kenaikan pangkat berlangsung transparan.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 29

Informasi status berkas

Pegawai dapat mengetahui status berkas yang diajukan.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 30

Kemudahan prosedur

Prosedur pengajuan arsip kenaikan pangkat mudah dipahami.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 31

Monitoring pengarsipan

Pengelolaan arsip dipantau secara berkala.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 32

Evaluasi sistem arsip

Sistem pengarsipan dievaluasi secara rutin.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 33

Audit arsip

Terdapat audit terhadap pengelolaan arsip.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 34

Perbaikan sistem

Hasil evaluasi digunakan untuk memperbaiki sistem arsip.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 35

Peningkatan layanan

Pengelolaan arsip terus ditingkatkan kualitasnya.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

No. 36

Pengembangan sistem arsip

Institusi melakukan pengembangan sistem arsip secara berkelanjutan.

1 STS 2 TS 3 N 4 S 5 SS

Pastikan semua pernyataan sudah terisi sebelum dikirim.